Die E-Rechnungspflicht einfach erklärt
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das Versenden wird schrittweise bis 2028 Pflicht.
Empfangen ist Pflicht
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Dafür reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach – und ein Programm, mit dem man die Rechnung lesen kann.
Übergangszeit beim Versenden
Rechnungen dürfen noch auf Papier verschickt werden – oder als PDF, wenn der Empfänger zustimmt.
Nur noch für kleinere Firmen
Papier- und PDF-Rechnungen sind nur noch erlaubt, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Rechnungen per EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 möglich.
Versenden ist Pflicht
Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen müssen als E-Rechnung verschickt werden.
Ausnahmen
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen müssen sie trotzdem können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) – hier gibt es keine E-Rechnungspflicht.
Welche Formate zählen?
| Format | Gilt als E-Rechnung? |
|---|---|
| XRechnung (UBL oder CII) | ✓ ja |
| ZUGFeRD / Factur-X ab Profil BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG | ✓ ja |
| ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL | ✗ nein |
| Normales PDF, Word, Scan | ✗ nein – „sonstige Rechnung“ |
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.
Wissen zur E-Rechnung
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail ab 2025 noch?
Beim Versenden ja – bis Ende 2026 (mit Zustimmung des Empfängers) und für Firmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ein normales PDF ist aber keine E-Rechnung.
Brauche ich eine spezielle Software zum Empfangen?
Sie brauchen eine Möglichkeit, die E-Rechnung zu empfangen (z. B. E-Mail) und lesbar zu machen. Zum Lesen können Sie diesen kostenlosen Viewer nutzen.
Gilt die Pflicht auch für Vereine?
Ja, sobald ein Verein unternehmerisch tätig ist (z. B. mit einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb), gelten die Regeln für diesen Bereich. Im Zweifel beim Steuerberater nachfragen.